Datapolitik

1 Generelt
1.1 Denne Persondatapolitik er gældende for samtlige de oplysninger, som du giver til os, og som vi indsamler om dig, enten som led i et medlems- eller bidragyderforhold. I Politikken kan du læse mere om, hvilke oplysninger vi indsamler, hvordan vi håndterer dine oplysninger og hvor længe, vi opbevarer oplysninger om dig m.m.
Du bør læse denne Politik og henvende dig til os, såfremt der er oplysninger i Politikken, som du ikke kan acceptere.

1.2 På www.horsenspoker.dk, klubbens Club Commander side og på klubben Facebook gruppe vil du til enhver tid kunne finde den gældende version af Politikken.

2 Dataansvarlig
2.1 Den dataansvarlige organisation for behandling af dine personoplysninger er:

Horsens Pokerklub
Horsensvej 117
8660 Skanderborg

CVR nr. 35727205

(Herefter ”HPK”)

2.2 Den overordnede retlige ramme for vores behandling af personlige oplysninger er Europa-Parlamentets og Rådets Forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med Behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF med tilhørende regulering.

I tillæg hertil kommer den lov, er vedtaget på baggrund af forslag til lov om supplerende bestemmelser til forordning om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger fremsat den 25. oktober 2017.

Alle spørgsmål vedrørende nærværende Politik, behandlingen af dine oplysninger samt mistanke om manglende overholdelse skal i første omgang rettes til formanden på e-mail: horsenspokerklub2@gmail.com

3 Definitioner
3.1 Nedenfor følger definitioner af i form af biometriske data, såfremt biometriske data behandles med det formål entydigt at identificere en fysisk person (følsomme oplysninger). Persondataforordningen Europa-Parlamentets og Rådets Forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF med tilhørende regulering.

4 Formål med Behandlingen af dine Personoplysninger
4.1 Når du er medlem hos os, er vi forpligtet til at behandle dine Personoplysninger i et sådant omfang, at vi dels kan give dig de ydelser, du efterspørger, og at vi dels kan leve op til de forpligtelser, vi har som poker klub og forening. Dette gælder når vi skal administrere dit medlemskab hos os.

5 De personoplysninger, som vi behandler om dig
5.1 Disse oplysninger indsamler vi direkte fra dig:
5.1.1 Når du er medlem hos os, indsamler vi følgende almindelige personoplysninger fra dig: Navn, adresse, postnummer, by, telefonnummer og e-mailadresse. Desuden kan du vælge at blive oprettet som medlem af vores lukkede Facebook gruppe; HPK Horsens Poker Klub, og vi får herved kendskab til dine Facebook oplysninger. I foreningens medlemskartotek registreres også hvilke af forenings arrangementer du har deltaget i, placering, fremmøde og score. Disse oplysninger anvendes til, at synliggøre hvordan vi kan forbedre klubbens aktiviteter, turneringsformer og skabe udvikling.

5.1.2 Vi indsamler som udgangspunkt Særlige Kategorier af Personoplysninger som vi trækker fra Club Commander (følsomme oplysninger) om dig Herunder; Fulde navn og fødselsdato, adresse, telefonnummer og konto oplysninger. Derudover kan du frit vælge om du vil oplyse et nickname og et billede.

5.2 Vi indsamler Personoplysninger fra Club Commander om dig, men disse er oplysninger du selv har afgivet og accepteret / givet samtykke til som medlem på HPK Club Commander.

6 Cookies
6.1 På www.hpkclubcommander.com bruges oplysningerne til:

a. at dig nyhedsbreve vedr. foreningens arrangementer

b. spiller- og tilmeldingslister

c. turnerings resultater

Vi gør desuden opmærksom på at andre medlemmer af foreningens clubcommander og foreningens facebook side kan se dine oplysninger og informationer om dig, når de er logget ind på hjemmesiden: www.hpkclubcommander.dk eller på klubbens facebook side.

7 Hvorfor har vi lov til at behandle oplysninger om dig (behandlingsgrundlag)?
7.1 Når du bliver medlem hos os, behandler vi dine almindelige Personoplysninger til netop det pågældende formål. Som nyt medlem udfylder du indmeldelsesoplysninger. Det er herefter dit ansvar at udfylde og efterfølgende vedligeholde alle oplysninger om dig. Det juridiske grundlag for Behandling af dine Personoplysninger er Persondataforordningens artikel 6, stk. 1 (b), idet Behandlingen af dine oplysninger er nødvendig for, at vi kan opfylde vores aftale med dig eller for, at vi kan håndtere forespørgsler og lignende forud for din eventuelle indgåelse af en aftale med os.

7.2 I visse tilfælde er vi også retligt forpligtet til at behandle Personoplysninger om dig. Det kan fx være til brug for dokumentation af transaktionsspor og lignende i medfør af reglerne i bogføringsloven. Vi skal blandt andet gemme regnskabsmateriale i fem år fra afslutningen af det regnskabsår, som regnskabsmaterialet vedrører. Aftaler med Nets gemmes i 13 – 15 måneder EFTER betalingsforholdets ophør.

7.3 De Særlige Kategorier af Personoplysninger (følsomme oplysninger) du har afgivet til os, benyttes alene til indsigt og registrering af turneringer medlemmerne imellem. Grundlaget for vores behandling af Persondataforordningens artikel 9, stk. 2 (d), idet vi er en forening, som ikke arbejder med gevinst for øje, og idet vores sigte er af skabe et pokernetværk og afholde turneringer. Behandlingen af dine Særlige Kategorier af Personoplysninger (følsomme oplysninger) foretages som led i vores legitime aktiviteter med henblik på at skabe et netværk. Derudover sker Behandlingen af dine oplysninger under den betingelse, at du enten er medlem af vores forening, er tidligere medlem eller at du, på grund af foreningens formål, er i regelmæssig kontakt med os.

8. Deling af dine Personoplysninger
8.1 Dine oplysninger er tilgængelig på foreningens club commander for medlemmer med login til hjemmesiden: www.hpkclubcommander.com

8.2 Din facebook oplysninger er tilgængelige på klubbens Facebook gruppe, som du har givet samtykke som medlem af gruppen. Herudover offentliggøres billeder, spil status og spil resultater herpå, ligesom 3. parter kan offentliggøre spilresultater og billede af dig som resultat heraf. Denne forpligtelse har du som medlem af HPK givet automatisk samtykke til.

8.3 I tillæg til ovenstående så deler vi dine oplysninger i det omfang, vi er forpligtede hertil, fx som følge af krav om indrapportering til offentlige myndigheder som fx SKAT.

9 Opbevaring og sletning af dine Personoplysninger
9.1 Vi opbevarer dine Personoplysninger efter nedenstående regler:

9.2 Er du medlem hos os, vil vi opbevare dine Personoplysninger så længe du er medlem. Ved udmeldelse gemmer vi dine oplysninger som loven foreskriver ift. regnskabsforpligtelser. Du kan altid få dine almindelige personoplysninger slettet ved henvendelse til foreningens formand. Vi gemmer dine medlemsoplysninger i 5 år + indeværende år med henvisning til bogføringsloven, Aftaler med Nets gemmes i 13 – 15 måneder EFTER betalingsforholdets ophør. Referater gemmer vi for evigt. Deltagerlister gemmer vi for evigt.

10 Dine rettigheder
10.1 Du har ret til at få indsigt i de personoplysninger vi har på dig til enhver tid.

11 Begrænsning af Behandling
11.1 Du har – under særlige omstændigheder – ret til at få begrænset Behandlingen af dine personlige oplysninger. Kontakt venligst foreningens formand på mail horsenspokerklub2@gmail.com hvis du ønsker en begrænsning af Behandlingen af dine Personoplysninger.

11.2 Du har ret til at modtage dine Personoplysninger (kun oplysninger vedrørende dig selv, som du selv har givet os) i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format (dataportabilitet). Kontakt venligst foreningens formand på mail horsenspokerklub2@gmail.com, hvis du vil udnytte muligheden for dataportabilitet.

11.3 Tilbagekaldelse af samtykke. Hvis Behandlingen af dine Personoplysninger er baseret på dit samtykke, har du til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage. Din tilbagetrækning påvirker ikke lovligheden af den Behandling, der blev gennemført, før du trak dit samtykke tilbage. Kontakt os venligst, hvis du ønsker at tilbagekalde dit samtykke.

11.4 Hvis du ønsker at tilbagekalde dit samtykke til at modtage salgsfremmende oplysninger og tilbud i almindelighed, herunder med almindelig post, e-mail, via SMS, telefonisk eller via andre elektroniske midler, kan du til enhver tid gøre det ved at skrive til horsenspokerklub2@gmail.com Hvis vi er i tvivl om din identitet, kan vi bede dig om at identificere dig selv. Bortset fra de almindelige kommunikationsomkostninger er dette gratis.

11.5 Du kan skrive til horsenspokerklub2@gmail.com eller du kan gå ind på vores club commander www.hpkclubcommander.com for at gøre brug af én eller flere af ovenstående rettigheder.

11.6 Der kan være betingelser eller begrænsninger knyttet til udnyttelsen af ovennævnte rettigheder. Det er derfor ikke sikkert, at du for eksempel har ret til dataportabilitet i det konkrete tilfælde – det afhænger af de særlige omstændigheder for den pågældende behandlingsaktivitet.

12 Eventuelle konsekvenser ved ikke at afgive Personoplysninger
12.1 Såfremt du er forpligtet til at give oplysninger om dig selv, vil det fremgå dér, hvor vi indsamler oplysningerne. Hvis du ikke vil afgive de Personoplysninger, som vi beder om, så kan det have den konsekvens, at vi ikke kan oprette eller beholde dig som medlem.

13 Sikkerhed
13.1 I Organisationen er vores Behandling af Personoplysninger underlagt vores IT- og Sikkerhedspolitik. Vores IT- og Sikkerhedspolitik indeholder ligeledes regler for gennemførelse af risikovurdering og konsekvensanalyse af eksisterende, samt nye eller ændrede behandlingsaktiviteter. Vi har implementeret interne regler og procedurer for opretholdelse af passende sikkerhed fra det tidspunkt, hvor vi indsamler Personoplysninger frem til sletning, ligesom vi alene overlader vores Behandling af Personoplysninger til Databehandlere, som opretholder et tilsvarende passende sikkerhedsniveau.

14 Klage til tilsynsmyndighed
14.1 Hvis du er utilfreds med vores Behandling af dine Personoplysninger, kan du klage til det danske datatilsyn: Datatilsynet, Borgergade 28, 5. sal, 1300 København K., telefon 33193200, e-mail: dt@datatilsynet.dk

15 Opdatering af denne Politik
15.1 Horsens Poker Klub er forpligtet til at overholde de grundlæggende principper om beskyttelse af Personoplysninger og databeskyttelse. Vi gennemgår derfor regelmæssigt denne Politik for at holde den opdateret og i overensstemmelse med gældende principper og lovgivning.

Denne Politik kan ændres uden varsel. Væsentlige ændringer af Politikken vil blive offentliggjort på vores hjemmeside, Club Commander og Facebook sammen med en opdateret version af Politikken.

15.2 Eventuelle ændringer, vi måtte foretage i nærværende Politik i fremtiden, vil blive offentliggjort på denne side og kan eventuelt blive meddelt dig via e-mail. Denne Politik er seneste opdateret d. 28. maj 2018.